Эти пункты должны быть доступны в дальнейшем, но не должны загромождать вашу систему. К этой категории относятся все задачи, которые были делегированы или зависят от действий кого-то еще. Например, когда вам нужно закончить пост для блога и вы ждете комментариев редактора по поводу последнего черновика. Обозначьте такие задачи меткой « @ожидание » и храните их в проектах, к которым они относятся, либо в проекте «Разовые задачи».

Действия зависят от категории, которую мы определили в дереве решений GTD. Посмотрим на примерах, как работать с задачами разных групп. На этапе консолидации не нужно разносить дела по категориям.

И хотя в строгой версии GTD подходит не всем, вы вполне можете позаимствовать одну-две привычки, которые помогут вам делать больше и волноваться меньше. Каждый, кто хочет быть продуктивнее и испытывать меньше стресса, должен дать этой системе шанс. Еженедельный обзор – мощный инструмент продуктивности независимо от того, пользуетесь вы GTD или нет. Поэтому мы написали отдельное руководство по проведению еженедельного обзора. Задачу со сроком можно перенести из входящих в соответствующий проект или в проект «Разовые задачи», если она не связана с многоэтапным проектом.

• В конце этапов обеспечения чёткого представления и организации ваш раздел «Входящие» должен оказаться пустым.
• Каждую неделю выделяйте время, чтобы просмотреть все свои списки, организовать их и поддержать плавную работу системы.
• Trello – программа для управления проектами, рабочими процессами и заданиями любых типов.
• Asana — это система управления работой, позволяющая организовывать задачи так, чтобы каждый участник вашего коллектива знал, что и как делать и почему это важно.

Если задача не слишком важна или есть кто-то, кто справится с ней лучше, можете передать ее кому-либо из подчиненных. Идея системы ГТД, которую предложил Дэвид Аллен, состоит в том, чтобы не держать в памяти слишком много информации, которая отвлекает вас от работы, но при этом ничего не забывать. Держи свой разум чистым и не расшатывай нервную систему, разрываясь между несколькими делами одновременно. Выделяй самые приоритетные задачи и решай по одной за раз. Их может быть много, в зависимости от того, чем ты занимаешься (Inbox, кстати, тоже по сути список).

Области Внимания

Цель основного метода GTD — управлять обязательствами и действиями. То есть определить все задачи, которые нужно выполнить, иметь план и быть готовым принимать решения, чтобы его изменять. Такая система помогает всегда знать, каким будет каждый следующий шаг. Далее нужно разделить задачи на разовые и на проекты и прописать конкретные действия, которые нужно совершить в рамках их выполнения. В пересмотре списков важно правильно расставлять приоритеты и реалистично рассчитывать свои силы.

Само собой, мы полагаем, что лучше всего для этого подходит Asana. Asana позволяет реализовать метод GTD, организуя всю работу и снижая умственное напряжение, чтобы вы могли своевременно выполнять действительно важные задачи. GTD облегчает этот процесс, основываясь на хранении, отслеживании и использовании подробной информации, связанной с выполняемой задачей. Важно продумать это заранее, создав такую последовательность действий, которую можно будет выполнить без возвращения к планированию. Аллен утверждает, что «система напоминания» нашего разума неэффективна и редко напоминает нам о том, что мы должны и можем сделать в данный момент и в данном месте. Поскольку GTD основано на ведении дополнительных записей, его можно рассматривать как реализацию научных теорий distributed cognition (распределенное познание) и prolonged gtd система mind (расширенный разум).

Методика, правильное применение которой позволяет человеку больше успевать и справиться с многозадачностью, т.е. Хватаетесь за голову от навалившейся на вас массы проблем, требующих решения? Это будет важный шаг к тому, что вы сможете довести до завершения все начатое. Поможет в этом методика GTD, о которой мы сейчас и поговорим.

Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание. GTD (getting issues accomplished, «доведение дел до завершения») — система эффективного управления делами и тайм-менеджмента, которую придумал бизнес-тренер Дэвид Аллен. Чтобы система работала, её необходимо ежедневно обновлять.

Какие Сервисы Подходят Для Работы По Gtd

Другие добавляют метки со временем, которое займет та или иная задача. Например, если до следующей встречи всего 15 минут, с помощью метки @15_мин будет полезно увидеть все задачи, которые можно быстро выполнить. Для большинства людей метка «Офлайн» будет удобнее метки «Интернет» – чтобы видеть задачи, которые можно выполнить, пока нет подключения к интернету. Аллен заметил, что наш мозг гораздо лучше справляется с обработкой информации, чем с ее хранением («голова – паршивый офис»). Его метод GTD позволяет переместить все умственные завалы во внешнюю систему и организовать ее так, чтобы можно было фокусироваться на нужных вещах в нужное время. Когда ваши рабочие процессы устроены согласно GTD, вы в любой момент можете с уверенностью ответить на вопрос «над чем мне нужно работать?

Когда у тебя много задач, сложно не нервничать и делать всё слаженно. Чтобы работать на результат и повышать личную эффективность, можно использовать различные методики. Аллен считает, что нужно удерживать полную концентрацию внимания только на  одном деле. Собранную информацию нужно обработать, то есть рассортировать задачи. Методика применима в любой области ― от управления бизнесом до составления распорядка дня.

Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас. То есть не думать про доклад для конференции, пока проверяете макет. Проведите мозговой штурм, во время которого записывайте всевозможные идеи, которые приходят в голову. Дэвид Аллен называет его моделью естественного планирования. Если действие занимает больше двух минут, подумайте, можно ли его кому-то поручить.

Задачи Со Сроком

Дэвид Аллен утверждает, что для повышения эффективности нужно регулярно очищать мозг от лишней информации. Если не тратить ресурсы на попытки удержать всё в голове, можно высвободить больше энергии для генерации и воплощения идей. Для контроля за элементами, ожидающими внимания, Аллен советует использовать набор списков. Если вы правильно организовали свою систему, это будет самый простой шаг. Регулярно повторяя первые четыре шага, вы будете полностью уверены, что все дела в списке необходимы вам, чтобы добиться прогресса и приблизиться к своим целям. Миллионы людей по всему миру говорят о том, что «Доведение дел до завершение» изменило их жизнь.

Важно определить, что вы будете делать с каждой из входящих задач. Не стоит расставлять приоритеты, пока вы не поймете, что именно следует предпринять. Как только появляется задача, сразу скидывай её в Inbox, не откладывай на потом — забудешь.

При встрече с конкретным человеком вы можете оперативно открыть список и решить необходимые вопросы. Контекстный список — список дел, которые удобно выполнить при определённых условиях. Например, в контекстном списке «Покупки» будет список вещей и продуктов, которые нужно купить в магазине. В списке «Звонки» может быть список звонков, которые нужно сделать, когда вы будете свободны. Простые действия — одношаговые действия, для выполнения которых нужно меньше двух минут.

Фиксирование — это первый шаг на пути к организации дел и повышению продуктивности. Метод GTD предполагает, что вместо того, чтобы уповать только лишь на свой мозг, лучше хранить все рабочие данные во внешнем организованном источнике достоверной информации. Таким образом, вы всегда будете знать, что нужно делать дальше, не опасаясь, что работа выбьется из колеи. Проблема сервисов продуктивности в том, что каждый позиционирует себя как место, в котором можно решить все задачи, хранить информацию, общаться.

Как Навести Порядок В Делах И Всё Успевать: Полный Гид По Системе Gtd

В большинстве сервисов вам предлагают расставить приоритеты и действовать в соответствии с ними. Any.do – простое приложение для планирования задач, составления списков и настройки напоминаний. Программа автоматически синхронизируется со всеми устройствами пользователя, что дает возможность получить доступ к своему списку дел в любой момент. Основываясь на принципах метода ГТД, вы можете выработать свою систему организации для завершения всех начатых дел и адаптировать под нее описанный алгоритм действий.

Есть Ли Обязательные Ритуалы Gtd?

Любая система продуктивности не будет работать, если применять её слепо. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте её под себя, и тогда всё получится. GTD актуальна для людей разных профессий, возраста и социального положения. Дэвид Аллен, который сформулировал принципы системы, проводил курсы и для космонавтов МКС, и для рок-музыкантов, и для руководителей крупных компаний. Задайте себе эти вопросы, чтобы правильно разделить задачи.

Недостатки Метода Gtd

В конце этапов обеспечения чёткого представления и организации ваш раздел «Входящие» должен оказаться пустым. Все элементы должны быть перенесены в соответствующие проекты или в рабочий документ, чтобы при следующем входе в раздел «Входящие» вы видели только новые задачи. Прежде чем организовывать работу, сначала необходимо зафиксировать её где-то, чтобы не держать в голове. Дэвид Аллен называет это «Входящими», независимо от используемого инструмента. Ведь любая задача, информация или напоминание (или, как это называет сам Аллен, «разное») попадает прямо во «Входящие».

Затем выберите задачу, которая наиболее актуальна в текущей ситуации. Вы перенесёте их из «Входящих» в соответствующий проект на этапе организации. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней — несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы. В Лист ожидания пойдут задачи, выполнения которых вы ждете от кого-то из подчиненных.

Лучшие IT курсы онлайн в академии https://deveducation.com/ . Изучи новую высокооплачиваемую профессию прямо сейчас!